Kary umowne w zamówieniach publicznych – jak wykonawca może się bronić? Praktyczny przewodnik z przepisami
- Wprowadzenie – kara umowna to nie wyrok
W praktyce kontraktów publicznych (w szczególności budowlanych i infrastrukturalnych) kary umowne są traktowane przez zamawiających jako standardowe narzędzie dyscyplinujące wykonawcę.
Jednak z perspektywy prawnej kara umowna nie jest automatycznym obowiązkiem zapłaty, lecz instytucją podlegającą kontroli – zarówno na etapie kształtowania umowy, jak i jej wykonywania oraz późniejszego sporu.
Podstawą jest tu:
art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego
„Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).”
Już na tym etapie widać kluczową rzecz:
kara umowna wynika z umowy i jej zakres zależy od jej treści.
- Warunek podstawowy: kara musi wynikać z umowy i być jednoznaczna
W kontraktach zawieranych na podstawie ustawy – Prawo zamówień publicznych:
art. 436 pkt 3 ustawy PZP (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1320)
umowa musi określać m.in. wysokość kar umownych.
W praktyce oznacza to, że:
- kara musi być przewidziana w umowie,
- musi mieć określoną podstawę naliczenia,
- musi być powiązana z konkretnym naruszeniem.
Wniosek dla wykonawcy:
Jeżeli zapis umowny jest nieprecyzyjny (np. ogólny, blankietowy), pojawia się przestrzeń do jego kwestionowania – zarówno na etapie realizacji, jak i w sporze.
- Czy każda kara jest należna? – znaczenie winy i przyczyn opóźnienia
Zasadą odpowiedzialności kontraktowej jest:
art. 471 k.c.
dłużnik (wykonawca) odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, chyba że jest to następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.
To ma fundamentalne znaczenie w kontekście kar umownych:
nie każde opóźnienie oznacza automatycznie obowiązek zapłaty kary.
W szczególności wykonawca może powołać się na:
- błędy dokumentacji projektowej,
- brak współdziałania zamawiającego,
- opóźnienia decyzji administracyjnych,
- kolizje infrastrukturalne,
- siłę wyższą.
Kluczowe:
przyczyna opóźnienia musi być udokumentowana w trakcie realizacji umowy.
- Miarkowanie kary umownej – najważniejsze narzędzie wykonawcy
Najistotniejszym instrumentem obrony jest:
art. 484 § 2 k.c.
„Jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara umowna jest rażąco wygórowana, dłużnik może żądać jej zmniejszenia.”
To tzw. miarkowanie kary umownej.
W praktyce oznacza to, że wykonawca może żądać obniżenia kary, gdy:
- wykonał znaczną część robót,
- kara jest nieproporcjonalna do naruszenia,
- kara nie odpowiada rzeczywistej szkodzie zamawiającego.
Wniosek:
W wielu przypadkach możliwe jest istotne obniżenie kary, a niekiedy nawet jej symboliczne ograniczenie.
- Nadużycie prawa przez zamawiającego
W określonych sytuacjach naliczenie kary może stanowić nadużycie prawa:
art. 5 k.c.
„Nie można czynić ze swojego prawa użytku sprzecznego z zasadami współżycia społecznego.”
Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:
- zamawiający przyczynia się do opóźnienia,
- nalicza karę mimo braku realnej szkody,
- stosuje karę w sposób rażąco nieproporcjonalny.
- Zmiana umowy zamiast kary – kluczowy przepis PZP
W wielu przypadkach zamiast naliczania kar powinna nastąpić zmiana umowy.
art. 455 ust. 1 pkt 4 PZP
dopuszcza zmianę umowy, gdy wystąpiły okoliczności, których nie można było przewidzieć, a zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy.
Przykłady:
- nieprzewidziane warunki gruntowe,
- zmiany administracyjne,
- konieczność robót dodatkowych.
Problem praktyczny:
Wykonawcy często nie inicjują formalnie procedury zmiany umowy, co skutkuje późniejszym naliczaniem kar.
- Obowiązek współdziałania zamawiającego
art. 354 § 2 k.c.
wierzyciel (zamawiający) powinien współdziałać przy wykonaniu zobowiązania.
Brak współdziałania (np. opóźnione decyzje, brak dokumentacji, brak odbiorów) może:
- wyłączyć odpowiedzialność wykonawcy,
- ograniczyć karę,
- stanowić podstawę roszczeń wykonawcy.
- Najczęstszy błąd wykonawców
Z perspektywy praktyki sporów inwestycyjnych najczęstszy błąd to:
- brak formalnych zgłoszeń,
- brak korespondencji,
- brak dokumentacji przyczyn opóźnień.
Efekt:
na etapie sporu wykonawca nie ma materiału dowodowego, mimo że faktycznie nie ponosił winy.
- Wnioski praktyczne dla wykonawcy
Aby skutecznie bronić się przed karami umownymi:
- dokumentuj każdą przeszkodę w realizacji,
- zgłaszaj formalnie opóźnienia i ich przyczyny,
- analizuj każdą karę pod kątem art. 484 § 2 k.c.,
- inicjuj zmiany umowy na podstawie art. 455 PZP,
- badaj, czy zamawiający wywiązuje się z obowiązku współdziałania.
- Podsumowanie
Kara umowna w zamówieniach publicznych nie jest mechanizmem automatycznym.
To instrument, który:
– można ograniczyć,
– można negocjować,
– można skutecznie podważyć.
Warunek jest jeden:
działania wykonawcy muszą rozpocząć się w trakcie realizacji kontraktu, a nie dopiero po naliczeniu kary.
